REUNÕES DE TRABALHO - UM ROTEIRO PRÁTICO E NECESSÁRIO

REUNIÕES DE TRABALHO:

mais que uma ferramenta administrativa, um processo educativo-

Mobilização focada na técnica de reuniões de trabalho, enquanto processo educativo, com vistas a subsidiar a prática administrativa em todas as áreas e, especialmente na campanha eleitoral ou  política, conduzindo-a de forma profissional com eficiência e produtividade, ao mesmo tempo para subsidiar , com a avaliação de potencialidades, a seleção de pessoal, tendo-se presente, inclusive, a formatação do futuro gabinete e setores essenciais do possível governo municipal.

Nesse sentido, para o delineamento de um fio condutor, inspirou-se na abordagem da desburocratização, da descentralização  e  da democratização dos grupos operativos, sendo conferida ênfase ao planejamento criterioso, tanto no que envolve a fase preparatória, os aspectos logísticos e de organização, quanto no que remete à dinâmica do encontro grupal, pontuando os momentos-chave de uma reunião, de vez que haverá sempre uma pauta a ser observada na ordem do dia.

 INTRODUÇÃO

A chamada do título é um convite para repensar sobre tema tão polêmico, pois, bem-vindas ou não, reuniões de trabalho são práticas que têm persistido nos mais diversos âmbitos e áreas de trabalho. REUNIÃO DE TRABALHO, mesmo em se tratando de campanha eleitoral,  é  simplesmente um encontro, previamente agendado, onde devem comparecer apenas as pessoas diretamente envolvidas no processo, que estejam interessadas, que foram escolhidas,  convocadas ou convidadas para tratar de temas ou assuntos que sejam exclusivamente no interesse do grupo. Portanto, não se trata de local para comícios ou para marcação de posições pessoais com o objetivo de fazer prevalecer outros interesses de caráter individual ou diferente daquele a que o grupo se propôs.

TIPOS DE REUNIÕES

Antes de entrar em questões mais específicas e operacionais, julga-se pertinente apontar os tipos de reuniões, de acordo com alguns critérios que interferem no processo como um todo. Esta caracterização não é estanque em suas fronteiras, mas facilita a compreensão de muitos aspectos que vão se refletir na organização das diversas fases do processo. 

Periodicidade, presença dos participantes, espaço de fala e atribuição do poder decisório são alguns dos critérios definidores de tipos de reuniões, e são classificações que podem variar em alguns termos mas, no teor, são de consenso predominante:

Quanto à periodicidade

Denomina-se ordinária quando segue um cronograma previamente estabelecido. Ao ser marcada fora do protocolo habitual, geralmente em caráter emergencial, caracteriza-se como sendo extraordinária.

Quanto à presença

Na forma de participação espontânea, procede-se a um convite para as pessoas interessadas. Porém, quando se trata de participação obrigatória, as pessoas são convocadas.

Quanto ao espaço de fala e ao poder decisório

 a) Comunicativa: transmite-se um aviso ou se cientifica o grupo de um fato, uma inovação. O coordenador problemas. O coordenador (chefe/dirigente) não traz, nem pede soluções, restringe-se a esclarecer fatos ou problemas. Quase todo o tempo de fala é de quem coordena. Assim, o grupo escuta;

b) Normativa: transmite-se uma ordem, fixa rumos e traça orientações. O coordenador (chefe/dirigente) traz uma solução consigo e se limita a externá-la, sem pedir sugestões. Os participantes têm possibilidade de perguntar e solicitar esclarecimentos. O grupo pergunta;

c) Consultiva: colhe-se a opinião do grupo quanto ao melhor caminho a seguir, mediante um determinado problema. O coordenador (chefe/dirigente) solicita ao grupo que apresente uma solução. O grupo opina;

d) Deliberativa: delega-se ao grupo a autoridade necessária para decidir autonomamente. Entrega-se aos participantes a decisão. O grupo decide.

PREPARO DE UMA REUNIÃO

Toda reunião necessita um preparo cuidadoso a fim de obter o êxito esperado. Sejam os participantes pessoas estranhas a você ou pessoas com quem você tem contato diário é exigido, de sua parte como dirigente da reunião, certas atitudes e certos cuidados que são muito importantes no decorrer de uma reunião.

A nossa experiência, seja coordenando, observando ou na condição de participante, tem mostrado que esta fase é decisiva a priori para o sucesso de uma reunião e, assim, merece atenção especial. Como a possibilidade de alcançar os objetivos pretendidos é proporcional ao detalhamento que se dá na fase preparatória, convém atentar para o apoio logístico, como a seguir é descrito.

Organização do local e previsão de recursos materiais

Na era dos recursos de multimídia, dispõe-se de recursos cada vez mais sofisticados que propiciam ilustração e estímulos, funcionando como estratégia para promover o debate e para agilizar as trocas de informações nas reuniões de trabalho. Entretanto, estes recursos, por si só, não garantem o sucesso de uma reunião, pois a base a que se refere encontra-se na interação grupal que inclui a identificação com os objetivos, cooperação, formas de comunicação, entre outros. Com esse propósito, um ambiente físico que propicie uma interação favorável pode agir como diferencial, em uma reunião. Sugere-se que os recursos sejam adaptados de acordo com cada situação/contexto, buscando tornar o ambiente o mais favorável possível ou, ao menos, que ele não seja obstáculo no transcorrer da reunião. É importante certificar-se de que todos possam ver e ouvir bem e que haja cadeiras suficientes. Sendo viável, pode-se considerar aspectos como instalações sanitárias adequadas,boa iluminação e ventilação, controle, eliminação e/ou vedação de ruídos, entre outros. Outra providência é dispor em quantidade suficiente os materiais de referência: cópias de ata ou minuta da reunião anterior, folders, panfletos, apostilas, folhas soltas para anotações e rascunhos, canetas, gráficos, cartazes, quadro, giz, apagador.  Também providenciar o fornecimento de água potável e copos em número suficientes para todos os participantes.

Aviso antecipado: convite e convocação

O caráter de convite ou de convocação depende da instância em que se insere, como já foi dito. Também cabe mencionar que determinados protocolos formais já traçam orientações acerca de quando e em que termos emitir o aviso aos interessados, anunciando uma reunião. A necessidade de aviso antecipado, no entanto, não se restringe a um cumprimento protocolar. O que de fato interessa são as implicações. A primeira delas recai no planejamento que é de todos e não somente da equipe de coordenação. O pressuposto básico é o de que todas as pessoas têm compromissos, agendas e programações. Aqui, não se entra no mérito do que deve ser priorizado, porém, entra-se no mérito de que o aviso antecipado constitui-se em subsídio para que os convidados ou convocados possam da melhor forma organizar sua agenda pessoal e, efetivamente, participar da reunião. Além disso, quando avisadas em tempo hábil, as pessoas têm a possibilidade de se prepararem para o encontro, trazendo material, buscando informações adicionais, elaborando ideias, o que certamente vai enriquecer e agilizar os debates. Os recursos que se dispõe atualmente são diversos, desde memorandos, ofícios, cartazes, até os meios eletrônicos. Importante é que conste:

a) destinatário(s);

b) emissor;

c) tipo de reunião, informando se é ordinária/extraordinária e se a participação é espontânea (convite) ou obrigatória (convocação);

d) data;

e) horário (de início e de término);

f) local de realização;

g) agenda temática, por ordem de importância ou outro critério estabelecido;

h) recomendações específicas (leituras prévias, acesso a documentos, consultas em páginas na internet, etc.)

Elaboração da agenda / pauta das discussões

CONVOCAÇÃO	A não ser em casos emergenciais, toda reunião é antecedida de uma convocação formal, se possível através de um documento circular onde será colhida a assinatura de cada convocado – ou, se for o caso, do "ciente" da pessoa convidada.
PAUTA	No preâmbulo dessa carta-circular deverá constar a finalidade da reunião, com a pauta resumida dos assuntos a serem tratados, em ordem de importância e prioridade.
LOCAL	Informar claramente o local e o endereço onde se realizará a reunião, dando indicações precisas sobre as vias de acesso, meios de transporte, itinerário e até mesmo um croqui (mapa) para facilitar a chegada.
HORA	Definir a hora de início, tempo de duração e hora de terminar a reunião, para que os convocados possam conciliar sua agenda e programar suas demais atividades.
DURAÇÃO	Para que a reunião não ultrapasse o tempo predefinido é importante deixar bem claro que outros assuntos não poderão ser tratados na reunião.
INFORMALIDADE	Em reuniões de trabalho dispensam-se os protocolos e as convenções, prevalecendo a descontração respeitosa e a cordialidade que deve existir no relacionamento diário entre colegas de serviço e familiares.
MESA-REDONDA	Mesmo havendo a disponibilidade de uma estrutura como a de um auditório, o ideal é de que as reuniões de trabalho se realizem no formado de mesa-redonda, onde todos fiquem no mesmo nível de acomodação e à vontade para se manifestar.
OBJETIVIDADE	Sem discursos, uso de termos técnicos, rebuscados e delongados, as intervenções orais devem ser claras e objetivas.
ARGUMENTAÇÃO	Os argumentos devem ser práticos, sem sofismas e teorias.
DISCUSSÃO	É importante que todos os assuntos da pauta sejam esclarecidos de forma transparente, abrindo-se debates, troca de opiniões e que se incluam as possíveis contribuições que de fato o grupo entender sejam pertinentes.
POLEMIZAÇÃO	Nas discussões dos temas pautados, mesmo diante de controversas, devem ser evitadas as polêmicas e altercações, sendo que neste caso deverá haver a segura e imediata intervenção do coordenador da reunião.
CONTROVERSAS	Uma questão controversa é qualquer tema em que alguns têm uma opinião, e outros têm outra.  Exemplos de questões controversas: adoção de crianças por homossexuais; racismo, umbanda, maçonaria, liberação do uso da maconha, práticas como o Aborto, a Eutanásia. Questão Israel Palestina, Independência do Tibet. entre outras.
VOTAÇÃO	Sendo necessária a votação, para decidir sobre alguma questão de impasse, que o processo seja realizado de forma nominal e aberto, de preferência voto escrito ou assinalado.
ARTICULAÇÃO	O coordenador e o secretário devem ser pessoas bem articuladas entre si e de forma geral com todo o grupo, não necessariamente que estas pessoas sejam as mais importantes e as mais interessadas, mas as que demostrarem habilidades para a condução dos trabalhos, naquele ato. Nesse sentido é salutar que haja rodízio entre os presentes, dando-se oportunidade de que todos possam aprender a coordenar e a secretariar reuniões de trabalho.
PRIORIDADE	As prioridades da pauta devem ser previamente discutidas e elencadas na carta-circular de convocação ou convite.
UNANIMIDADE	Unanimidade é algo muito difícil de se observar no meio de um grupo de pessoas livres, independentes e observadoras, embora às vezes seja esse um ideal desejável e necessário. Se for impossível a unanimidade é preciso que se busque o consenso e este deve ser trabalhado com muito critério e sabedoria, Neste caso é que entra a ação conciliatória e negociadora de líderes ou de profissionais habilitados na área específica.
MAIORIA SIMPLES	Para definir alguns objetivos, quando houver necessidade de votação, será definida vencedora a proposta que obtiver a maioria simples dos votos, ou seja, a metade mais um de todos os votos válidos.
CONSENSO	O Consenso é o resultado do trabalho conciliatório em que todos os presentes, após discutir e debater uma proposta polêmica resolve adotar uma solução que seja interessante para todo o grupo, mesmo que para isto sejam levados a abrir mãos de alguma vantagem ou de algum ponto de vista.
CRONOMETRAGEM	Para que a reunião se comporte dentro do tempo estabelecido é necessário o uso de um cronômetro com sinal sonoro, a ser acionado pelo coordenador, sendo admitidos pequenos acréscimos de tempo para a complementação das ideias e das mensagens, o que não pode transformar em rotina.
SISTEMATIZAÇÃO	Para a lavratura da ata é preciso que haja a sistematização dos assuntos tratados. Para tanto, o resumo efetuado pelo secretario deverá ser lido por outro participante da reunião, de vez que pode ocorrer registros que não traduzem com clareza o que de fato ficou acertado durante as discussões daquele tema específico.
AVALIAÇÃO	Após a sistematização, procede-se a avaliação que deverá constar como fechamento da ata.
ACOMPANHAMENTO	Como o processo é dinâmico, as decisões tiradas na reunião de trabalho devem merecer acompanhamento, sendo necessário definir uma equipe para realizar esse trabalho de acompanhar e cobrar os resultados, nos prazos estabelecidos em cronogramas, tomando as medidas que se fizerem necessárias no sentido de corrigir desvios tanto de tempo, prazo, valores, objetivos, etc.
DIVULGAÇÃO	Todas as ações decorrentes da reunião de trabalho devem ser amplamente divulgadas, assim como seus resultados, de forma que cada membro ou participante se situe dentro do contexto desejado, a fim de que ele faça sua auto-avaliação e se defina com mais firmeza a dedicação aos objetivos e projetos comuns ao grupo.
RESULTADOS	Os bons resultados devem ser comemorados, cada um a seu modo, de forma a incentivar o grupo a se dedicar com mais afinco na conquista de outras metas importantes.
REGISTRO	A ata é o registro dos assuntos tratados em reunião. Para maior controle, a secretaria deve manter outros registros em fichas-controle e em bancos de dados virtuais, de forma a facilitar as consultas e o gerenciamento necessário de cada situação.
AUTO-CRÍTICA	Cada participante do grupo deve fazer sua autocrítica, principalmente situando-se quanto à capacidade de articulação, de convencimento, de simpatia, de aprovação, de rejeição, de produção, de produtividade, de contribuição pessoal e de plena utilidade aos objetivos do grupo. Eventualmente poderá um membro, cuja participação esteja revelando alguma dificuldade de relacionamento ou de aceitação, quando este for incapaz de se auto-avaliar, nesse sentido, sofrer o mesmo um alerta e até mesmo a advertência de que sua atuação está sendo prejudicial ao grupo.
RESPEITO	Num grupo de trabalho é inadmissível a falta de respeito mútuo, devendo prevalecer os comportamentos sociais rigorosamente compatíveis com os critérios da civilidade, de formação, de educação e de ética.
ACATAMENTO	Acatar decisões tiradas em grupo é sinal de grandeza. Não se devem permitir exceções e nem mesmo condescendências.
HUMILDADE	Humildade vem do Latim humus que significa "filhos da terra". Refere-se à qualidade daqueles que não tentam se projetar sobre as outras pessoas, nem mostrar ser superior a elas. A Humildade é a virtude que dá o sentimento exato da nosso bom senso ao nos avaliarmos em relação às outras pessoas, com a devida  cordialidade,  respeito,  simplicidade  e honestidade. Muito confundida com Modéstia, pode ser exatamente o contrário, o modesto tem falta de ambição, a humildade pode estar no ato de reconhecer que em determinado momento estamos sendo ambiciosos ao invés de gananciosos. Diz-se que a humildade é uma virtude de quem é humilde; quem se vangloria mostra simplesmente que humildade lhe falta. É nessa posição que talvez se situe a humilde confissão de Albert Einstein quando reconhece que "por detrás da matéria há algo de inexplicável". Por humilde também se pode entender a personalidade que assume seus deveres, obrigações, erros, culpas e limitações sem resistência. Assim, se pode dizer que a pessoa ou indivíduo "assume humildemente". Uma das grandes provas de Inteligência e segurança pessoal é a capacidade de ser humilde. Humildade não é submissão nem passividade, mas, acima de tudo, colocar-se nivelado à razão, à justiça, à solidariedade e à cidadania. Quem não gosta de ser humilde demonstra caráter desprezível, intolerante e, por isto mesmo, de rejeição a si próprio através da antipatia pessoal e da reação – às vezes de forma velada – resultante de retaliações e ações de resistência a seu comando, por parte de colegas, subordinados e até mesmo de familiares que passam a ignorar, a evitar o contato ou a não aceitar sua influência.
PONTOS FRACOS e PONTOS FORTES	Identificar pontos-fortes e pontos-fracos é um processo da maior importância como eficaz instrumento na consecução de resultados almejados. Conhecimento pormenorizado de detalhes e sua real avaliação resultam em equilíbrio de forças e na recomposição de perdas através do melhor aproveitamento dos ganhos.